Ik ben al een tijdje bewust van de sterktes van mijn administratief profiel en in de ban van de zoektocht hoe ik dit kan inzetten om ook anderen te helpen om zichzelf om te tunen naar een “gewild administratief profiel”. Een van de pistes is via training te werken aan zelfredzaamheid op PC, want eerlijk waar: ’t is alleen maar omdat ik weet wat ik kan vinden en hoe ik moet zoeken dat ik vaak sneller de oplossing vind dan de meeste collega’s…
Maar is daar wel vraag naar?
Wel, vandaag kreeg die denkpiste een dikke duim… Cevora onderzocht welke vaardigheden er (zullen) worden verwacht van een administratief medewerker. In de white paper “Administratieve beroepen en taken – vandaag en morgen” vind je de resultaten van dat onderzoek.
Zelfredzaamheid in Office en op de PC wordt hierin als eerste vernoemd. Terecht, zeker als je het volledige document leest, waarin ook de stille dood wordt aangekondigd van de algemene profielen en het doorschuiven en herverdelen van die taken binnen teams.
Hoog tijd voor administratieve medewerkers om hun kunde up to date te houden. Een standaardopleiding Excel om hen te helpen is wellicht één van de eerste pistes die in u opkomt. Volgens mij is dat al lang geen optie meer want de meest rendabele verbeteringen in administratie liggen ergens tussen de database en een of ander randprogramma… Iets waar zelden aandacht aan wordt besteed in een oplossing Excel. En die databases zitten achter vele verschillende façades van software. Software waarvoor de ontwikkelaars steeds minder heil zien in opleiding – onder het mom van “onze software is zo gebruiksvriendelijk, dat hebt u helemaal niet nodig”- of waarvan de prijzen zodanig hoog zijn dat daar zwaar op wordt bespaard of waar er bij de opstart wel nog enige aandacht voor is maar nadien alle opvolging wegvalt.
De gebruikers van het eerste uur kunnen er dan wel mee overweg – of toch met die functies die ze begrepen hebben toen ze een opleiding kregen bij de opstart van de database. Al wie later aan boord kwam krijgt die opleiding dan via-via… zoals vroeger bij de doorzeg-telefoon-spelletjes… herinnert u zich nog wat dat gaf aan het einde van het rijtje? Hoe verschillend was dat zinnetje dan precies? Inderdaad, vaak totaal verschillend!
Verwondert het u dan nog dat die hypergestructureerde databases voor ERP en CRM (zoals SAP, Salesforce, noem maar op) steeds vaker gewoon vierkant draaien? Shit in, shit out… right? Ook de aandacht voor pitfalls ontbreekt bij veel administratieve medewerkers. Voor mij maakt dat deel uit van zelfredzaamheid op de PC: Voldoende inzicht hebben in de processen die in de software werd geautomatiseerd. Zich bewust zijn waar de data die ze behandelen vandaan komt en tot wat die uiteindelijk moet leiden zodat ze in staat zijn de dingen tijdig in vraag te stellen en oplossingen te zoeken.
Soms moet je zelfs nog iets verder denken, als 4 stakeholders correct moeten worden geïnformeerd over dossiers met 7 betrokken partijen bijvoorbeeld… Dan kan je ofwel heel zwaar investeren in de informatie aan die 3 partijen die de input verzorgen, zodat ze weten met wie ze moeten communiceren. Of je zorgt voor een platform dat de werking voor de partijen aan de input-kant vergemakkelijkt en tegelijkertijd zorgt dat alle anderen ook op de hoogte zijn. Dan krijg je duimpjes van alle kanten, maar dan moet je wel het lef hebben om een stuk van je eigen taken te automatiseren…
Ben je dan niet bang om je job te verliezen? Neen, hoegenaamd niet! Zo’n projectjes zorgen ervoor dat je opvalt op de werkvloer én daarbuiten. Dat je meer kennis en ervaring opdoet, dat je kansen krijgt om soortgelijke dingen te doen… en da’s precies waarom ik anderen wil helpen en leren om (de mogelijkheden van) hun PC beter te begrijpen.
Update: Waarom een standaardopleiding in Excel niet langer volstaat
